Registratúrny poriadok

23.08.2026

Niečo k starším veciam

O registratúrnom poriadku nášho úradu som TU napísala už jeden článok, s ktorým tento dnešný úzko súvisí. Dá sa však čítať aj samostatne.
V januári 2026 som sa na základe odpovede nášho OcÚ na moju infožiadosť obrátila na Štátny archív v Bratislave s podnetom na preverenie správy registratúry na Obecnom úrade v Záhorskej Vsi. Dôvodom boli pochybnosti o tom, ako obec registratúrne záznamy eviduje, ukladá a chráni.
Prečo je správne vedenie registratúry dôležité a prečo to nie je len taká nezaujímavá "hromada starých papierov", je rozpísané nižšie.

Keď som začiatkom januára dostala z nášho úradu odpoveď na moju infožiadosť, zvažovala som ďalší postup. Do úvahy prichádzalo viacero možností. V riadne fungujúcej obci by bolo možné na problém najprv upozorniť vedenie úradu alebo požiadať hlavného kontrolóra o preverenie.

V rozumne vedenej obci by podnet občana totiž nebol vnímaný ako útok. Ak občan upozorní, že obecné dokumenty môžu byť zle evidované alebo uložené, normálna inštitucionálna reakcia je preverme to. Ak sa občan mýli, výborne. Ak má pravdu, obec sa práve "zadarmo" dozvedela o probléme skôr, než spôsobil škodu. To je vlastne presne funkcia občianskej kontroly.

Pretože tento jednoduchý princíp v našej obci nefunguje (čo som zisťovala opakovane a pri rôznych problémoch), usúdila som, že treba postupovať inak.

Nakoniec som 22. 1. 2026 zaslala podnet na vykonanie štátneho odborného dozoru nad správou registratúry Obecného úradu v Záhorskej Vsi na adresu Štátneho archívu v Bratislave, pracovisko Archív Modra. Obrátiť sa priamo na štátny archív je legitímna cesta; ide o orgán, ktorému zákon zveruje odborný dozor nad správou registratúry.

3. 2. 2026 mi Ministerstvo vnútra SR oznámilo, že štátny odborný dozor bude vykonaný do 24. februára 2026 a o jeho výsledkoch ma bude informovať.

25. 2. 2026 mi Ministerstvo vnútra SR zaslalo oznámenie o výsledku kontroly. Kontrolóri zistili deväť nedostatkov. Týkali sa okrem iného registratúrneho poriadku, evidencie odoslanej elektronickej pošty, tvorby a označovania spisov, evidencie spisov prevzatých do registratúrneho strediska, ochrany záznamov obsahujúcich osobné údaje a podmienok, v ktorých sú registratúrne záznamy uložené.

Pri kontrole bolo tiež zistené, že časť záznamov a spisov bola uložená v sťahovacích škatuliach a kartónových prepravkách na podlahe alebo na drevenej palete. Pri záznamoch uložených na podlahe kontrola konštatovala ohrozenie nepriaznivými podmienkami, najmä zvýšenou vlhkosťou.

Obec zároveň neviedla evidenciu registratúrnych záznamov a pre spôsob ich uloženia a nedostatočné označenie nebolo možné presne určiť ani časový rozsah registratúry.
Ministerstvo uložilo obecnému úradu deväť opatrení na odstránenie zistených nedostatkov.

Pýtate sa, prečo je správa registratúry dôležitá?

Nuž, registratúra naozaj nie je iba archív starých papierov. Tvoria ju záznamy a spisy, ktoré vznikajú z činnosti úradu alebo sú mu doručované – napríklad zmluvy, rozhodnutia, účtovné doklady, korešpondencia či dokumentácia k jednotlivým agendám.

Riadna evidencia umožňuje zistiť, aký dokument kedy vznikol alebo kedy bol doručený, kam bol zaradený, s akou vecou súvisí a kde sa nachádza. Pravidlá jeho uloženia zároveň zabezpečujú, aby bol po stanovený čas chránený pred stratou, poškodením, neoprávneným prístupom alebo svojvoľným zničením.
Správne vedená registratúra preto nie je samoúčelná administratíva. Je jednou z podmienok toho, aby bola činnosť verejného úradu spätne dohľadateľná a kontrolovateľná.

Obec trebárs dostane list, v ktorom si niekto uplatní pohľadávku alebo obec upozorní na nesplnenú povinnosť. O dva roky neskôr treba zistiť, kedy list prišiel, kto ho vybavoval, čo naň obec odpovedala a aké dokumenty s vecou súviseli.
Ak je registratúra vedená správne, príslušný spis sa dá dohľadať. Ak dokumenty nie sú riadne evidované, spájané do spisov a ukladané, môže zostať len otázka, či príslušný dokument ešte niekde je — a kde.

Dobre, poviete si — to je problém úradu.
Ale.

Predstavte si situáciu, že ste pred desiatimi rokmi riešili s obcou pozemok, prístupovú cestu alebo stavbu. Doručili ste úradu žiadosť, súhlas, zmluvu či iný dokument. O desať rokov vznikne spor a vy potrebujete preukázať, čo ste obci odovzdali a ako obec vo veci konala. Vy už svoju kópiu dokladov z nejakého dôvodu nemáte.
A úrad príslušný spis nevie nájsť. Problém má občan.

Dobre, poviete si — ja mám svoje papiere v poriadku.
Ale.

Dajme tomu, že pred rokmi obec riešila odvodnenie, hranicu obecného pozemku, prístupovú cestu alebo zásah do miestnej komunikácie. Dnes vám sused tvrdí niečo iné. Potrebujete starý spis, ktorý obec viedla so susedom. Ten vy nemáte a sused vám ho nedá.
A práve vtedy zistíte, či "archív plný papierov" funguje ako registratúra, alebo je to naozaj iba hromada papierov.

Poriadok v registratúre teda nie je dôležitý preto, aby boli šanóny pekne zoradené podľa farby a abecedy. Je dôležitý aj preto, aby sa človek po rokoch mohol spoľahnúť, že dokument, ktorý úradu odovzdal a ktorý má byť podľa pravidiel stále uchovaný, bude možné nájsť.

2.6.2026 som Ministerstvo vnútra SR požiadala o ďalšie informácie a dokumenty súvisiace s kontrolou. Okrem iného som sa pýtala, či obec v stanovených lehotách preukázala splnenie uložených opatrení a či ich štátny archív považuje za splnené.

Ministerstvo mi 8.6.2026 sprístupnilo Záznam o kontrole z 20.2.2026 a Zápisnicu o prerokovaní záznamu o kontrole z 23.2. 2026.
Zo zápisnice vyplýva, že starosta mal orgánu kontroly predložiť správu o opatreniach prijatých na odstránenie zistených nedostatkov a ich príčin do 30. júna 2026.

Informácie požadované v ďalších bodoch žiadosti ministerstvo nesprístupnilo. Ako dôvod v samostatnom rozhodnutí MV uviedlo, že v čase odpovede požadované informácie ešte nemalo k dispozícii.

Keďže je koniec augusta 2026 a lehota na predloženie správy o prijatých opatreniach už uplynula, dnes som poslala na ministerstvo ďalšiu žiadosť o informácie. Pýtam sa v nej, či obec správu predložila, aké opatrenia prijala, ako ich splnenie vyhodnotil štátny archív a či po kontrole z 10.2.2026 nasledovali ďalšie úkony.

Po doručení odpovede ju sem doplním, alebo napíšem pokračovanie článku.

PS. pre "cezpoľných" čitateľov — na náhľadovej fotografii je záber na verejne prístupné schodisko v budove obecného úradu. Fotografií som 1.10.2024 urobila viacero. Vybrala som záber, na ktorom nie je rozpoznateľné, aké dokumenty boli na schodisku voľne uložené.